Thủ quỹ kiêm Chăm sóc Khách hàng

Nhân viên Thủ quỹ kiêm Chăm sóc Khách hàng

Phạm vi công việc

• Chịu trách nhiệm tiếp đón và hướng dẫn cư dân, khách thuê, khách đến chung cư, tòa nhà, khu dân cư hoặc khu văn phòng.
• Tiếp nhận các thông tin, ý kiến khách hàng liên quan về hoạt động của tòa nhà văn phòng, khu chung cư, đô thị…, chuyển giao thông tin kịp thời tới địa chỉ được chỉ định.
• Đảm bảo công việc thu/chi, tồn quỹ đúng qui định.    
• Đảm bảo các báo cáo đầy đủ, đúng quy định.

Báo cáo công việc

Trưởng Ban Quản lý/Ban Quản trị/Kế toán trưởng.

Nhiệm vụ

• Tiếp nhận và hướng dẫn dịch vụ, thủ tục cần thiết liên quan đến nội dung tiếp nhận cho khách hàng như: Hướng dẫn đăng ký, hủy xe, mất thẻ xe, các dịch vụ tiện ích trong tòa nhà, thủ tục cấp định mức nước, tạm trú tạm vắng, vận chuyển tài sản, sửa chữa trang trí nội thất trong nhà, ...
• Lắng nghe và ghi nhận các ý kiến, phản hồi từ cư dân hoặc đề nghị cư dân viết vào phiếu ý kiến cư dân. Chuyển thông tin đến các bộ phận liên quan hoặc cấp quản lý, nắm thông tin để phản hồi cho cư dân. 
• Phát hành các thông báo từ BQL đến cư dân thông qua: bảng tin, các kênh thông tin nhóm cư dân, email, phần mềm của công ty nhằm đảm bảo cư dân tiếp nhận được các thông tin từ BQL một cách nhanh chóng, kịp thời.
• Chuẩn bị sẵn sàng, đầy đủ các biểu mẫu cần thiết phục vụ công việc.
• Cập nhật thông tin đầy đủ về tòa nhà văn phòng/khu chung cư/khu đô thị để cung cấp thông tin một cách chính xác và nhanh cho khách hàng khi họ yêu cầu.
• Cập nhật danh sách cư dân, khách thuê khi có thay đổi và duy trì hồ sơ cư dân, bao gồm thông tin liên lạc, yêu cầu dịch vụ và phản hồi.
• Làm việc chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật, vệ sinh, cây xanh, an ninh, hồ bơi, …để đảm bảo tất cả các yêu cầu được thực hiện kịp thời và hiệu quả.
• Lập phiếu thu phí quản lý, nước, xe của cư dân theo thông báo phí đã phát hành hàng tháng và thu khác trên hệ thống phần mềm.
• Liên hệ ngân hàng về các nghiệp vụ có liên quan đến tài khoản của BQT. Nhập danh sách thu chi từ tài khoản ngân hàng của Ban Quản trị (sổ phụ ngân hàng) hoặc Kim Cương Xanh (phòng kế toán gửi email hàng ngày).
• Kiểm kê quỹ cuối ngày thực tế và sổ sách, nộp tiền ngân hàng theo quy định định mức tồn quỹ đã quy định.
• Cập nhật công nợ, đôn đốc gọi điện thu hồi nợ từ cư dân và đối tác theo nội quy, quy định của chung cư, khu nhà ở.
• Kiểm tra các nhà thầu đã đăng ký thi công trong tháng với danh sách đóng tiền ký quỹ thi công, theo dõi công nợ ký quỹ thi công.
• Lập phiếu chi các khoản chi phí, tạm ứng tại dự án theo đúng quy trình, quy định.
• Báo cáo quỹ hàng ngày cho Phòng kế toán/ Trưởng Ban Quản lý/Kế toán dự án
• Công việc khác: lưu trữ chứng từ; kiểm tra phiếu đăng ký xe, hủy xe, cập nhật vào file theo dõi xe; tiếp nhận, giải quyết thắc mắc của cư dân liên quan đến vấn đề thu phí, ….
• Đăng ký, cập nhật định mức nước cho Cư dân.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng Ban Quản lý.

Quyền hạn  

• Ký các phiếu thu, chi sau khi lập.
• Ký các phiếu đăng kí xe, đăng kí vận chuyển hàng hóa ra vào chung cư 
• Trực tiếp nhận chỉ thị từ Trưởng/Phó Ban Quản lý, Kế toán trưởng, Phòng kế toán Công ty.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan trong công tác quản lý tài chính tại dự án.

Kết quả công việc cần đạt được

• Ít hơn 2 lỗi/quý về chất lượng dịch vụ khách hàng (Do khách hàng hoặc Trưởng Ban Quản lý nhắc nhở bằng email, hoặc văn bản chuyển Phòng Hành chính nhân sự Công ty).
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ thông tin theo ngày/tháng/năm.
• Đảm bảo 100% nghiệp vụ thu chi tại dự án thực hiện đúng quy định công ty theo đúng hợp đồng với Chủ đầu tư/Ban Quản trị và quy định của pháp luật hiện hành.

Yêu cầu  

Học vấn:

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Kế toán, Tài chính và các ngành liên quan.
• Hoàn thành khóa học quản lý vận hành nhà chung cư (yêu cầu nộp chứng chỉ tại thời điểm nhận việc hoặc sau 02 tháng kể từ khi ký HĐLĐ).

Kiến thức:

• Kiến thức liên quan đến quản lý vận hành chung cư/tòa nhà.

Kỹ năng:

• Vi tính văn phòng: Có khả năng sử dụng phần mềm ứng dụng và bảng tính Excel để thu thập và quản lý thông tin.
• Tiếng anh giao tiếp.
• Kỹ năng giao tiếp tốt để làm việc với đồng nghiệp và khách hàng.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt với khả năng đa tác vụ.
• Kỹ năng làm việc nhóm, phân tích và giải quyết vấn đề tốt.

Thái độ:

• Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm trong công việc.
• Sẵn sàng làm việc dưới áp lực công việc cao.

Quyền lợi

• Mức lương: Thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.
• Chế độ nghỉ phép, nghỉ Lễ, Tết và các phúc lợi khác theo quy định của Luật Lao động và chính sách Công ty.
• Được tham gia Bảo hiểm tai nạn 24/24.
• Thưởng dựa trên kết quả hoạt động Kinh doanh của Công ty.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ hội phát triển kỹ năng và thăng tiến trong công việc.