Lễ Tân

Lễ Tân

Phạm vi công việc

• Chịu trách nhiệm tiếp đón và hướng dẫn cư dân, khách thuê, khách đến chung cư hoặc khu văn phòng, trực điện thoại và điều phối văn thư.
• Tiếp nhận các thông tin, ý kiến khách hàng liên quan về hoạt động của tòa nhà văn phòng, khu chung cư, đô thị…, chuyển giao thông tin kịp thời tới địa chỉ được chỉ định.

Báo cáo công việc

Trưởng Ban Quản lý

Nhiệm vụ

• Tiếp nhận và hướng dẫn dịch vụ cho khách hàng.
• Tiếp nhận và phản hồi ý kiến khách hàng, chuyển cuộc gọi cho các bộ phận liên quan giải quyết công việc theo nhiệm vụ và quy định của công ty.
• Cập nhật thông tin đầy đủ về tòa nhà văn phòng/khu chung cư/khu đô thị để cung cấp thông tin một cách chính xác và nhanh cho khách hàng khi họ yêu cầu.
• Hướng dẫn Cư dân về nội quy Tòa nhà, các thủ tục hành chính (đăng ký hộ khẩu, tạm trú tạm vắng,…) và cách thức đăng ký các dịch vụ tiện ích (truyền hình cáp, internet, điện, nước, điện thoại,…).
• Lấy ý kiến cư dân/khách hàng về chất lượng phục vụ của BQLTN/Nhà thầu dịch vụ.
• Trả lời điện thoại trong vòng ba hồi chuông với ngữ điệu lịch sự và trang nhã.
• Quản lý khu vực sảnh tòa nhà (Sảnh Lễ tân), khu vực tiếp đón khách.
• Kiểm soát đăng ký vận chuyển hàng hóa ra vào Tòa nhà của khách hàng và đơn vị nhà thầu.
• Hỗ trợ Kế toán thu tiền phí quản lý và các dịch vụ khác.
• Báo cáo và làm việc các công tác khác cho hoạt động của Tòa nhà theo yêu cầu của TBQL.
• Xử lý các tình huống khẩn cấp một cách bình tĩnh, hiệu quả theo quy định, hướng dẫn của công ty.
• Nắm bắt đầy đủ các quy trình xử lý trong trường hợp khẩn cấp và danh bạ các số điện thoại khẩn cấp để liên lạc.
• Duy trì mối quan hệ và hợp tác làm việc tốt với các bộ phận khác.
• Thông tin cho các bộ phận liên quan và Ban quản lý về các khiếu nại, yêu cầu, đòi hỏi của chủ căn hộ/ khách thuê...và theo dõi để đảm bảo rằng các yêu cầu này được đáp ứng một cách đầy đủ.
• Đảm bảo rằng tất cả các trang thiết bị và/hoặc các phần trang trí, thiết bị nội thất nằm trong khuôn viên toà nhà hoặc ngay bên ngoài tòa nhà, và khu vực Lễ tân luôn được duy trì trong tình trạng gọn gàng, sạch sẽ. Phối hợp với văn phòng Ban quản lý và các bộ phận khác nhằm đảm bảo rằng các công việc sửa chữa, dọn vệ sinh... luôn được tiến hành một cách kịp thời.
• Hạn chế khách thuê chờ trong sảnh lễ tân để đảm bảo rằng các lái xe, người bán hàng, nhân viên giao hàng và bạn bè của khách thuê trong tòa nhà... không được phép lưu lại lâu trong khu vực này.
• Cập nhật danh sách cư dân, khách thuê khi có thay đổi.
• Hợp tác và hỗ trợ Trưởng bộ phận trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh tại khu vực lễ tân.
• Thực hiện các công việc cần thiết khác để đảm bảo khu căn hộ hoạt động hiệu quả.

Quyền hạn  

• Thực hiện các hoạt động lễ tân kiêm chăm sóc khách hàng theo trách nhiệm mô tả trên.

Kết quả công việc cần đạt được

• Ít hơn 2 lỗi/quý về chất lượng dịch vụ khách hàng (Do khách hàng hoặc Trưởng Ban Quản lý nhắc nhở bằng email, hoặc văn bản chuyển Phòng Hành chính nhân sự Công ty).
• Lưu trữ hồ sơ thông tin theo ngày/tháng/năm.

Yêu cầu  

Học vấn: 

• Tốt nghiệp Trung cấp trở lên.
• Hoàn thành khóa học quản lý vận hành nhà chung cư (yêu cầu nộp chứng chỉ tại thời điểm nhận việc hoặc sau 02 tháng kể từ khi ký HĐLĐ).

Kiến thức: Am hiểu công tác vận hành chung cư/tòa nhà

Kỹ năng:

• Dịch vụ & chăm sóc khách hàng.
• Tiếng Anh giao tiếp.
• Vi tính văn phòng.

Thái độ: Cần có thái độ tích cực, chuyên nghiệp, và sẵn sàng học hỏi để đáp ứng yêu cầu công việc

Quyền lợi

• Mức lương: Thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm.
• Chế độ nghỉ phép, nghỉ Lễ, Tết và các phúc lợi khác theo quy định của Luật Lao động và chính sách Công ty.
• Được tham gia Bảo hiểm tai nạn 24/24.
• Thưởng hiệu quả kinh doanh dựa trên kết quả hoạt động của Công ty.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ hội phát triển kỹ năng và thăng tiến trong công việc.